Klauzula informacyjna dla klientów, kontrahentów i osób działających w ich imieniu
INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH
Informacja na podstawie art. 13 i 14 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO)
Niniejsza Klauzula dotyczy potencjalnych i obecnych klientów będących osobami fizycznymi, przedsiębiorców, kontrahentów i dostawców oraz osób działających w ich imieniu, w szczególności członków organów, pełnomocników, pracowników, współpracowników i osób kontaktowych. Opisuje sytuacje, w których Westa Consulting Adrian Janiak działa jako administrator danych. Przetwarzanie danych osób trzecich wyłącznie na udokumentowane polecenie klienta odbywa się w roli podmiotu przetwarzającego, na zasadach wskazanych w pkt 10.
Wariant A — dane pozyskane bezpośrednio (art. 13 RODO). Ma zastosowanie, gdy dana osoba sama przekazuje dane w formularzu, wiadomości, rozmowie, podczas spotkania, negocjacji, zawierania lub wykonywania umowy albo rozliczenia.
Wariant B — dane pozyskane z innego źródła (art. 14 RODO). Ma zastosowanie, gdy dane przekazał klient, kontrahent, pracodawca, współpracownik lub osoba polecająca albo — gdy dana osoba skorzystała z tej platformy — pozyskano je ze zgłoszenia w serwisie Oferteo.
Konkretne źródło danych. Jeżeli dane nie zostały przekazane bezpośrednio, przy przekazaniu Klauzuli wskazujemy faktyczne źródło danych. W razie pytań dotyczących źródła danych prosimy o kontakt: biuro@dotacjeae.pl.
1. Administrator i kontakt
Administratorem danych jest Adrian Janiak, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Westa Consulting Adrian Janiak, NIP 7282369612, REGON 100062759 (dalej: „Administrator”), adres rejestrowy: ul. Fabryczna 16A/22, 90-331 Łódź; biuro i adres korespondencyjny: ul. Partyzancka 53A, 95-200 Pabianice. Kontakt w sprawach danych osobowych: biuro@dotacjeae.pl, tel. +48 698 644 090.
2. Kategorie danych i ich źródła
Administrator może przetwarzać: dane identyfikacyjne i kontaktowe; firmę, stanowisko, funkcję, umocowanie i relację z reprezentowanym podmiotem; treść korespondencji i ustaleń; dane dotyczące zapytania, projektu, inwestycji, oferty lub współpracy; dane umowne, rozliczeniowe, podatkowe, bankowe i płatnicze; dane zawarte w przekazanych dokumentach oraz informacje o źródle i dacie pozyskania danych. Zakres zależy od konkretnej relacji i jest ograniczany do danych niezbędnych.
Formularz pierwszego kontaktu. Administrator nie żąda w nim numeru PESEL, kopii dokumentu tożsamości, danych logowania, danych o zdrowiu lub niepełnosprawności ani informacji o karalności. Nie należy przekazywać takich danych przez formularz. Mogą zostać przyjęte dopiero na dalszym etapie konkretnego projektu, po potwierdzeniu niezbędności i właściwej podstawy prawnej. Dane nadmiarowe mogą zostać usunięte lub zanonimizowane.
3. Cele i podstawy prawne
Zapytanie, oferta i działania przed zawarciem umowy. Dane osoby, która działa we własnym imieniu, są przetwarzane w celu obsługi zapytania, przygotowania oferty, wstępnej kwalifikacji projektu i podjęcia działań na jej żądanie przed zawarciem umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO. W przypadku ogólnej korespondencji biznesowej lub osoby działającej w imieniu innego podmiotu podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO; uzasadnionym interesem jest udzielenie odpowiedzi, ocena możliwości współpracy i kontakt z osobami wyznaczonymi do jej prowadzenia.
Zawarcie i wykonanie umowy. Gdy osoba jest stroną umowy, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Wobec członków organów, pełnomocników, pracowników, współpracowników i osób kontaktowych podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO; uzasadnionym interesem jest zawarcie i prawidłowe wykonanie umowy z reprezentowanym podmiotem, dokumentowanie ustaleń oraz sprawna komunikacja.
Obowiązki prawne i rozliczenia. Dane są przetwarzane w celu wykonywania obowiązków podatkowych, księgowych, rachunkowych i dokumentacyjnych — art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z właściwymi przepisami.
Bezpieczeństwo i roszczenia. Dane mogą być przetwarzane w celu ochrony informacji i systemów, zapobiegania nadużyciom, zabezpieczenia dowodów oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Uzasadnionym interesem jest ochrona prawna, organizacyjna i majątkowa Administratora oraz innych osób.
Programy wymagające danych o zdrowiu lub niepełnosprawności. Dane te mogą być przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do obsługi konkretnego projektu, po ustaleniu właściwej podstawy z art. 6 RODO i odpowiedniej przesłanki z art. 9 ust. 2 RODO dla tego procesu.
Informacje o karalności. Informacje o wyrokach, naruszeniach prawa oraz karalności albo jej braku mogą być przetwarzane wyłącznie, gdy zezwala na to konkretny przepis spełniający warunki art. 10 RODO. Sama zgoda osoby nie stanowi wystarczającej podstawy.
4. Dobrowolność i konsekwencje niepodania danych
W przypadku danych zbieranych bezpośrednio ich podanie jest dobrowolne, lecz dane oznaczone jako wymagane albo konieczne do identyfikacji, przygotowania oferty, zawarcia lub wykonania umowy i rozliczeń mogą być warunkiem obsługi sprawy. Ich niepodanie może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi, dokonanie analizy, zawarcie lub wykonanie umowy. Dane wymagane przepisami podatkowymi lub księgowymi są niezbędne do wykonania obowiązków prawnych. W przypadku danych pozyskanych pośrednio osoba nie jest zobowiązana do ich podawania Administratorowi.
5. Odbiorcy danych
Dostęp do danych mogą otrzymać upoważnione osoby oraz — w niezbędnym zakresie — dostawcy hostingu, poczty, chmury, CRM, kopii zapasowych, zabezpieczeń i obsługi IT, w tym Dakai Company sp. z o.o. i Hetzner Online GmbH jako techniczni dostawcy infrastruktury Serwisu; dostawcy księgowości, banki i operatorzy płatności; księgowi, prawnicy, ubezpieczyciele i inni doradcy; podwykonawcy projektu; poczta i firmy kurierskie; klient lub kontrahent oraz organy uprawnione na podstawie prawa. Podmioty przetwarzające działają na podstawie umowy i udokumentowanych poleceń.
6. Przekazywanie danych poza EOG
Dane mogą zostać przekazane poza Europejski Obszar Gospodarczy wyłącznie na podstawie mechanizmu z rozdziału V RODO, w szczególności decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, EU–US Data Privacy Framework wobec certyfikowanego odbiorcy albo standardowych klauzul umownych wraz z wymaganymi zabezpieczeniami. Informację o odbiorcy, państwie, podstawie transferu i zabezpieczeniach można uzyskać pod adresem biuro@dotacjeae.pl.
7. Okres przechowywania
Zapytania i etap przedumowny. Dane są przechowywane przez czas obsługi sprawy, a jeżeli nie dojdzie do zawarcia umowy — nie dłużej niż 12 miesięcy od ostatniego merytorycznego kontaktu. Załącznik dotyczący niezakończonego umową zapytania jest usuwany z aktywnych systemów nie później niż po 90 dniach, chyba że wcześniej okaże się zbędny lub niezgodny z zasadami przekazywania dokumentów.
Umowy i współpraca. Dane są przechowywane przez okres przygotowania i wykonywania umowy, a następnie do upływu właściwego terminu przedawnienia roszczeń — co do zasady 3 lata dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą, z uwzględnieniem przepisów szczególnych oraz zawieszenia lub przerwania biegu przedawnienia.
Dokumentacja podatkowa i księgowa. Dane są przechowywane przez okres wymagany prawem, co do zasady 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, chyba że przepis szczególny wymaga innego okresu.
Dane o zdrowiu, niepełnosprawności i karalności. Dokumenty te są zwracane klientowi albo usuwane po zakończeniu postępowania i upływie terminu odwoławczego, chyba że konkretny przepis lub zgodny z prawem obowiązek umowny wymaga dłuższego przechowywania z zachowaniem podstaw z art. 6 oraz odpowiednio art. 9 lub 10 RODO.
8. Prawa osoby
Na zasadach określonych w RODO przysługuje prawo dostępu do danych i uzyskania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych — gdy spełnione są warunki ustawowe — oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie, można ją wycofać w każdym czasie bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Żądania można kierować na biuro@dotacjeae.pl.
Prawo sprzeciwu. Wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO można wnieść sprzeciw z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją. Administrator zaprzestanie takiego przetwarzania, chyba że wykaże nadrzędne, prawnie uzasadnione podstawy albo dane są potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
9. Zautomatyzowane decyzje
Administrator nie podejmuje wobec osób objętych Klauzulą decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływały.
10. Rozdzielenie ról: Administrator i podmiot przetwarzający
Rola Administratora. Westa Consulting jest administratorem danych używanych we własnych celach: obsługi zapytań i ofert, umów, kontaktu, rozliczeń, bezpieczeństwa i roszczeń.
Rola procesora. Przy danych pracowników, kontrahentów, rolników, producentów, dostawców, klientów i innych osób przetwarzanych wyłącznie na udokumentowane polecenie klienta Westa Consulting jest podmiotem przetwarzającym. Wymaga to umowy zgodnej z art. 28 RODO.
Granice ról. Jako procesor Westa Consulting nie używa danych do własnych celów. Klient jako administrator określa cele i środki, zapewnia podstawę prawną i realizuje obowiązek informacyjny. Klauzula nie zastępuje umowy powierzenia ani informacji klienta.
11. Aktualność informacji
Klauzula może być aktualizowana w razie zmiany prawa, celów, sposobów przetwarzania lub używanych dostawców. Jeżeli Administrator zamierza wykorzystywać dane w nowym, niezgodnym z dotychczas przekazaną informacją celu, przed rozpoczęciem takiego przetwarzania przekaże wymaganą informację.
Informacje uzupełniające: Polityka prywatności i plików cookies w Serwisie dotacjeae.pl